会社の帳簿と書類は7年間保存。
起算日は申告期限の翌日で、赤字の年は10年間です

答え。帳簿も書類も7年間保存する

まず答えを書くと、会社は帳簿を備え付けて取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。国税庁のタックスアンサーNo.5930がそのように示しています。

この文には、3つの義務が入っています。帳簿を備え付けること、取引を記録すること、帳簿と書類を保存することです。記帳だけでなく、記帳の基になった領収書や契約書も、同じ期間保存の対象です。

帳簿と書類で保存期間が分かれているわけではなく、会社の場合はどちらも7年間です。個人事業では帳簿と書類で年数が違いますが、会社は一律です。個人事業の扱いは白色申告の記帳義務と保存期間で整理しています。

保存する「帳簿」とは何か

保存すべき帳簿として、No.5930は例を挙げています。総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などです。会計ソフトを使っていれば、これらはソフトの中で自動的に作られています。

ひとり会社で気をつけたいのは、会計ソフトのデータが帳簿そのものだという点です。ソフトの契約を解約したり、サービスが終了したりすると、過去の帳簿が見られなくなることがあります。期ごとに元帳や仕訳帳を出力して保存しておくか、電子帳簿保存法に沿ったデータ保存の形にしておく必要があります。

保存する「書類」とは何か

保存すべき書類として、No.5930は、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを挙げています。決算書だけでなく、日々の取引で受け取ったり作ったりした書類が含まれます。

No.5930の本文にある「取引等に関して作成または受領した書類」という言い方が大事です。自分が作った書類（発行した請求書の控え、見積書、注文書）と、相手から受け取った書類（領収書、請求書、契約書）の両方が対象です。受け取ったものだけ保存して、発行した控えを捨ててしまう方がいますが、控えも保存の対象です。

領収書は量が多く、感熱紙のものは文字が消えていきます。保存義務があるのは領収書そのものですから、消える前に読める状態で残す工夫が要ります。スキャナ保存はその1つの方法で、次の電子帳簿保存法の節で触れます。

起算日は確定申告書の提出期限の翌日

保存期間の数え始めは、取引をした日でも、決算日でもありません。No.5930は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数える、としています。

たとえば、ある事業年度の途中で受け取った領収書があるとします。その領収書の保存期間は、受け取った日からではなく、その事業年度の申告期限の翌日から7年間です。期の初めに受け取った領収書も、期の終わりに受け取った領収書も、同じ日から数え始めます。

この数え方には実務上の利点があります。事業年度ごとに帳簿と書類をまとめておけば、その期の分をまるごと同じ日に処分できるということです。決算が終わったら、その期の書類を1つにまとめて、処分できる年を書いておくと管理が楽です。

欠損金が生じた事業年度は10年間

7年間には例外があります。No.5930の注記は、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間になる、としています。

赤字の年の保存期間が長いのは、その赤字（欠損金）を翌期以降の黒字と相殺できる期間が長いからです。相殺に使う赤字の根拠となる帳簿と書類は、相殺が終わるまで確かめられる状態にしておく必要がある、ということです。

ひとり会社は、設立初年度や設備投資をした年に赤字になることがよくあります。赤字だった期の書類は、ほかの期より長く保存すると覚えておいてください。青色申告の承認申請を出しているかどうかは会社を作ったら出す届出で確認できます。

電子データで保存するなら電子帳簿保存法

紙ではなく電子データで保存する方法は、電子帳簿保存法という別の法律で決まっています。No.5930は、電子帳簿保存法による保存として、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等、国税関係書類のスキャナ保存、電子取引を行った場合の取引情報に係る電磁的記録の保存の3つを挙げ、国税庁ホームページの「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」を参照するよう案内しています。

3つの中身を分けると、会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存すること、紙の領収書をスキャンして保存すること、メールやウェブで受け取った請求書などをデータのまま保存することです。この3つめは、電子取引の保存として、紙に印刷して保存するだけでは足りない扱いになっています。

どの方法でも、保存期間そのものは変わりません。紙でもデータでも、確定申告書の提出期限の翌日から7年間（欠損金の期は10年間）です。電子取引の保存の詳しい要件はメールで届いた請求書は印刷して捨ててはいけませんで整理しています。

よくある質問

会社の帳簿や領収書は何年保存しますか

まず答えを書くと、会社は帳簿を備え付けて取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。国税庁のタックスアンサーNo.5930がそのように示しています。→ 本文で読む

保存しなければならない帳簿にはどのようなものがありますか

保存すべき帳簿として、No.5930は例を挙げています。総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などです。会計ソフトを使っていれば、これらはソフトの中で自動的に作られています。→ 本文で読む

保存しなければならない書類にはどのようなものがありますか

保存すべき書類として、No.5930は、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを挙げています。決算書だけでなく、日々の取引で受け取ったり作ったりした書類が含まれます。→ 本文で読む

帳簿書類の保存期間はいつから数えますか

保存期間の数え始めは、取引をした日でも、決算日でもありません。No.5930は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数える、としています。 たとえば、ある事業年度の途中で受け取った領収書があるとします。その領収書の保存期間は、受け取った日からではなく、 その事業年度の申告期限の翌日から7年間 です。期の初めに受け取った領収書も、期の終わりに受け取った領収書も、同じ日から数え始めます。→ 本文で読む

赤字の年の帳簿書類は何年保存しますか

7年間には例外があります。No.5930の注記は、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間になる、としています。→ 本文で読む

帳簿や書類を電子データで保存できますか

紙ではなく電子データで保存する方法は、電子帳簿保存法という別の法律で決まっています。No.5930は、電子帳簿保存法による保存として、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等、国税関係書類のスキャナ保存、電子取引を行った場合の取引情報に係る電磁的記録の保存の3つを挙げ、国税庁ホームページの「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」を参照するよう案内しています。→ 本文で読む

この記事は、記載時点で公表されている法令・通達・国税庁の資料にもとづいて書いています。制度は改正されることがあり、また個別の事情によって取扱いは変わります。実際のご判断にあたっては、税理士にご相談いただくか、所轄の税務署にお確かめください。当事務所は本記事の情報を用いて行われた判断について責任を負いかねます。